Mark Zao-Sanders: Naučite da upravljate svojim vremenom

Urednica časopisa Training Journal Džo Kuk razgovarala je sa Markom Zao-Sandersom, autorom knjige „Tajmboksing – Moć da uvek radite jednu po jednu stvar“.



Godinama već primenjujete pristup koji ste opisali u svojoj knjizi. Kako je to uticalo na Vaš rad i na ljude oko Vas?

Koncept tajmboksinga primenjujem već više od deset godina, što je snažno i momentalno uticalo na moj rad. Uvek sam bio fokurisan na ono što mi je najvažnije. Imao sam i jasan sistem za komunikaciju sa ostatkom tima – na primer, rokovi koje sam postavljao ili koji su postavljeni meni su uvek precizni i svima jasni. Upravo zahvaljujući tajmboksingu sam uspeo da ispoštujem i rok za ovaj intervju. Tajmboksovi mi dozvoljavaju da jasnije i dublje razmišljam bez distrakcija. A možda najvažnije – tako osećam da imam kontrolu. Iako obaveštenja, mejlovi i misli u poslovnom okruženju naviru stalno i bez najave (što izaziva stres), pomoću tajmboksinga uvek znam u kojoj sam poziciji i kom zadatku treba da se posvetim. Tajmboksing mi uvek pomaže da se podsetim na šta treba da se fokusiram unutar trenutnog tajmboksa – veoma lako mi stvara mir.

Evo jednog konkretnog primera: svakog dana, obično ujutru, imam tajmboks od 30 minuta za pripremu za sastanke. Tada pregledam sve sastanke koji me tog dana očekuju i pobrinem se da za svaki budem makar minimalno spreman. Priprema za svaki sastanak može da bude i dva minuta da vidim ko će biti prisutan i podsetim se šta smo pričali na prethodnom sastanku. Razlika između nikakve pripreme i pripreme od samo dva minuta je ogromna – i po osećaju koji imate kada na sastanak dođete i po pitanju učinka. Sve te olakšice dobijate samo zato što prosto odvojite malo vremena (tajmboks) za planiranje. Ovo je sjajan primer kako tajmboksing istovremeno unapređuje produktivnost i donosi unutrašnji mir.

Razume se da sam o tajmboksingu pričao i u sopstvenoj firmi i podsticao njegovu primenu u timu. Pominjao sam ga i klijentima, partnerima, dobavljačima, prijateljima – svima koji su hteli da saslušaju! Neki su ovaj koncept odmah prihvatili, nekima je trebalo vremena. Ali voleo bih da verujem da su svi u firmi, kao i mnogi van nje, iz ovog pristupa izvukli nešto korisno. Istu želju sam imao i kad sam pisao knjigu – da ono što funkcioniše na malom, timskom nivou prenesem na globalni. A prvi utisci su sjajni. Najčešći komentar koji dobijam – i koji najviše volim da čujem – jeste da je knjiga brzo promenila navike i ponašanje čitalaca.

Šta je zapravo tajmboksing i po čemu se razlikuje od klasične liste obaveza?

Tajmboksing je svesna, svakodnevna praksa koja podrazumeva:

Da pojasnim: svakog jutra kada ustanem (obično oko 6 ujutru) obavim jutarnju rutinu i zatim izdvojim 15 minuta da isplaniram kako želim da provedem ostatak dana (narednih 15 sati života u budnom stanju). To zovem 15/15 – 15 minuta planiranja za 15 sati aktivnosti. Naravno, ne morate se striktno držati tih brojki, ali meni je praktično i lako pamtljivo.

Tih 15 minuta planiranja su posebni. Tada sam odmoran, naspavan i svet još uvek spava. Tišina mi omogućava da donesem dobre odluke – mnogo bolje odluke od onih koje bih doneo kasnije, kada dan otpočne i kada me sve preplavi.

Naravno, tokom planiranja koristim i listu obaveza. Danas pravljenje lista mnogi kritikuju jer znaju da izazovu stres ili prerastu u beskonačne spiskove. Spiskovi se mogu koristiti i na loš način, ali ako se koriste pametno – nezaobilazni su deo savremenog pristupa radu i životu, pa samim tim i ključni za tajmboksing.

Uz listu obaveza, jutarnje misli i pogled u kalendar (jer ćete možda videti da vam je za neki sastanak kasnije u nedelji potrebna priprema već danas), lako ćete osmisliti dan ispunjen kvalitetnim tajmboksovima. Ne zaboravite – tajmboksovi nisu rezervisani samo za posao. Mogu da uključuju pauze, vreme za vežbanje, meditaciju, ručak... Dan isplaniran pomoću tajmboksova ne mora da bude iscrpljujuć. Naprotiv, može i trebalo bi da bude savršena kombinacija uposlenosti i užitka.

Koji su danas najveći izazovi u poslovnom životu ljudi?

Mnogo toga se promenilo u ovom našem, digitalnom dobu ali – iako suština ostaje – ogroman broj nas (već oko milijardu ljudi) većinu radnog dana provodi obrađujući informacije na računarima.

Tome su doprineli internet, pametni telefoni i, naročito poslednjih godina, veštačka inteligencija. Ove tri promene donele su ogromne olakšice i iz svakodnevice uklonile mnogo dosadnih zadataka. Međutim, s druge strane, sada smo stalno „priključeni“. Uvek ima još posla koji možemo da odradimo, a alati su nam stalno pri ruci. Postali smo vezani za posao i digitalni svet. A otkako mnogi rade od kuće, makar nekoliko dana nedeljno, još teže nam pada da u svakom trenutku napravimo izbor u gomili potencijlanih zadataka. Sve to doprinosi konfuziji, stresu i osećaju preopterećenosti.

Iz tih razloga moramo da povratimo kontrolu i moć delovanja – na poslu, ali i van njega. Što je veoma važno za naše duševno zdravlje, samopouzdanje i osećaj slobode.

A tajmboksing je deo rešenja. Kada svesno upravljate svojim vremenom, time preuzimate kontrolu. Bilo da tajmboksing koristimo direktno ili ne, moramo pronaći način da mi budemo ti koji upravljaju tehnologijom, a ne ona nama. Konkretno, svakome od nas je potreban sistem pomoću kog će se izboriti sa tri najveće distrakcije današnjice: mejlovima, pametnim telefonima i sopstvenim mislima.

Kako u budućnosti vidite ulogu tehnologije u očuvanju balansa između poslovnog i privatnog života?

Iako tehnologija lako zamagli granicu između posla i privatnog života, isto tako može da pomogne da tu granicu ponovo jasno postavimo, u skladu sa našim željama. Već postoji dosta softverskih rešenja koja tome teže. Na primer, Googlova funkcija Time Insights prikazuje koliko vremena trošite na različite važne aspekte života (ja ih imam četiri: redovan posao, bitne saradnje, knjiga i slobodno vreme). Slično funkcioniše i Viva Insights, kao i mnoge druge aplikacije za Apple i android uređaje. Svi ovi podaci mogu pomoći HR timovima da prepoznaju obrasce, predvide ponašanja i spreče negativne posledice, kao što su pad angažovanosti, fluktuacija kadrova i lošiji učinak kod zaposlenih.

Naravno, uvek će postojati opasnost da se poremeti ravnoteža između pogodnosti i moći koje takvi softveri nude i prava i privatnosti koje želimo da kao pojedinci zaštitimo. Ko može da koristi te podatke i za šta? Zakonodavci širom sveta, ali i timovi unutar kompanija, imaće težak zadatak da pronađu pravu meru.

Vrlo je moguće da će za nekoliko decenija veštačka inteligencija i robotika dostići nivo tako da preuzmu sav težak rad, i fizički i mentalni. Nastaće utopija, bićemo istinski gospodari sebe i planete. Ali šta onda? Šta će ljudi raditi ceo dan? Za to će nam i dalje biti potreban sistem za svesno življenje. A on se zove – tajmboksing.

Autor: Džo Kuk
Izvor: trainingjournal.com
Prevod: Laguna